INTERMEZO
4 Hal Yang Harus Diperhatikan Agar Acara Kantor Sukses
4 Hal Yang Harus Diperhatikan Agar Acara Kantor Sukses

Berencana mengadakan acara kantor dalam waktu dekat tapi Anda masih bingung bagaimana cara agar acara kantor yang kamu selenggarakan nanti bisa berjalan dengan lancar? Untuk mengadakan acara kantor yang sukses besar ada hal terpenting yang dapat menentukan kesuksesan suatu acara adalah perencanaan yang matang dan juga kerja tim yang baik. Berikut hal-hal yang harus diperhatikan agar acara kantor berjalan sukses.

1. Memilih vendor kebutuhan acara

Saat merencanakan sebuah acara, jangan lupa pula untuk melakukan budgeting agar kamu tahu mengenai gambaran biaya operasional yang kamu butuhkan untuk acara tersebut. Buatlah list vendor apa saja yang kamu perlukan, mulai dari perlengkapan yang harus dibeli hingga kisaran harga tempat yang ingin kamu sewa untuk menyelenggarakan kegiatan tersebut. Oleh karena itu, memilih vendor yang sesuai dengan kebutuhan acara sangat penting agar acara kantor yang Anda agendakan berjalan sukses.

2. Merencanakan Rundown acara secara matang

Banyak orang yang cenderung membuat rundown acara saat sudah mendekati hari H. Tapi cara itu justru bisa membuat acara kamu menjadi berantakan saat hari H karena kurangnya persiapan dari setiap anggota tim. Agar setiap anggota dalam tim memahami betul alur acara, buatlah susunan acara dari jauh-jauh hari. Dengan rundown acara yang jelas, pastinya seluruh panitia mengetahui arah acara yang akan digelar dan melakukan persiapan yang matang.

Baca Juga : 7 Ide Acara Kantor Yang Kreatif Dan Bikin Karyawan Betah Di Kantor

3. Timeline acara yang runtut dan rinci

Timeline menjadi hal yang sangat penting dalam mengontrol perencanaan acara, misal sudah sampai mana persiapan yang dilakukan, apakah setiap anggota sudah melakukan kewajibannya, apa saja yang masih kurang, sudah seberapa matang persiapan yang dilakukan dan sebagainya. Buatlah list apa saja yang harus dilakukan setiap anggota tim dan set deadline. Pemberian deadline ini bukan untuk menekan setiap anggota tim, namun untuk memastikan bahwa mereka tidak menunda kewajiban mereka. Jangan lupa pula untuk melakukan follow up terhadap semua anggota tim, apa saja yang sudah mereka lakukan dan apakah mereka mengalami masalah dalam melakukan tugas yang diberikan kepadanya.

4. Teamwork yang paling penting

Konsep acara yang menarik, perencanaan yang matang dan tempat yang strategis tidak akan berarti apa-apa tanpa adanya teamwork yang baik. Bisa dibilang, kerjasama dalam tim menjadi elemen yang paling menentukan kesuksesan sebuah acara. Oleh karena itu, pastikan komunikasi antar sesama anggota tim berjalan dengan baik, jangan sampai komunikasi menimbulkan kesalahpahaman yang berujung perpecahan di dalam tim.

Kesuksesan sebuah acara bukan hanya bergantung pada apakah saat hari H acara tersebut berlangsung dengan lancar atau tidak, namun juga bergantung pada proses perencanaannya, dimana teamwork menjadi hal yang paling penting. Percayalah, dengan kerja sama tim yang baik, pastinya acara kantor yang Anda rencanakan bersama akan menjadi sebuah acara kantor yang sukses.