5-Tips-Rapat-Virtual

5 Tips untuk Rapat Virtual yang Efektif

Ketika rapat tatap muka bukan merupakan pilihan dan email grup menjadi terlalu rumit, inilah saatnya untuk menyatukan tim secara virtual.

Terlalu banyak orang yang mengalami pengalaman rapat virtual yang salah. Keheningan yang canggung, orang-orang saling berbicara satu sama lain, dan suara yang teralihkan dari smartphone yang memberi tahu bahwa kolega Anda menggunakan rapat sebagai kesempatan untuk mengejar sesuatu lain.

Dengan pengaturan yang tepat, rapat virtual dapat sama efektifnya dengan pertemuan tatap muka, bahkan mungkin lebih dari itu. Berikut 5 tips rapat virtual yang efektif.

1. Persiapan dan Teknologi

Seperti halnya pertemuan tatap muka, persiapan, tujuan yang jelas, dan menetapkan solusi adalah beberapa elemen kunci dari pertemuan yang sukses. Sebagian besar pakar sepakat bahwa menggunakan video adalah cara terbaik untuk melakukan pertemuan virtual. Ekspresi wajah, bahasa tubuh, dan isyarat visual adalah bagian besar dari cara kita memahami satu sama lain. Tetapi ketika video bukan merupakan pilihan, masih ada cara untuk mendapatkan hasil maksimal dari panggilan konferensi atau dalam beberapa kasus, format obrolan juga dapat berfungsi terutama jika pertemuan cocok untuk topik tanya jawab.

2. Membangun Koneksi

Hal yang hebat tentang rapat virtual adalah mampu membangun kepercayaan dan hubungan di antara kolega di berbagai lokasi. Membiarkan waktu untuk berbasa-basi di awal pertemuan bisa sangat membantu untuk menumbuhkan rasa kebersamaan ke dalam kerja dan kolaborasi jangka panjang Anda.

Mulailah dengan mengajak peserta untuk memperkenalkan diri. Berikan kesempatan kepada setiap orang untuk berbagi sesuatu tentang apa yang terjadi dalam kehidupan pribadi atau kehidupan kerja mereka. Jika Anda mengenal anggota tim, bangun hubungan baik dengan menunjukkan koneksi atau menambahkan informasi tentang pekerjaan atau kepentingan pribadi yang mereka miliki dalam proyek bersama atau terkait yang telah mereka kerjakan.

3. Dilarang multi-tasking

Multi-tasking selama rapat tidak hanya dinilai buruk dari segi etika, tetapi juga berdampak negatif pada kualitas pertemuan. Cara untuk membuat peserta rapat virtual tetap terlibat dan menghentikan multi-tasking dengan membagi peran dalam rapat tersebut. Seperti, satu orang ditugaskan sebagai moderator yang bertugas untuk untuk menanyakan pendapat mereka dan memberi peserta lain tugas yang berbeda selama pertemuan. Tugas dapat mencakup penjaga waktu rapat virtual, moderator tanya jawab atau pencatat hal-hal tertentu seperti kesepakatan atau ide-ide baru. Pemimpin rapat virtual juga harus bersikap tegas bahwa multi-tasking tidak dapat diterima dan setiap orang wajib hadir secara mental maupun fisik.

4. Miliki Rencana Cadangan

Rapat virtual memiliki risiko, diantaranya kesalahan dalam sistem atau koneksi terputus ke satu atau lebih peserta. Jika hal tersebut terjadi maka persiapan rencana cadang seperti mencoba menghubungkan lagi, menjadwalkan ulang, atau menyelesaikannya melalui obrolan grup atau email.

5. Tunjukkan Semangat Anda

Agar peserta tidak kehilangan fokusnya, berusahalah untuk tetap tampil prima. Tunjukkan semangat Anda seperti di dunia nyata, atau lebih dari itu, sebagaimana diperlukan dalam rapat. Penyampaian yang bersemangat akan membuat peserta merasa tertarik dan tetap fokus pada topik yang dibahas. Mereka tidak akan tertinggal, apalagi jika Anda memiliki kebiasaan untuk langsung menanyakan tanggapan peserta tentang suatu topik. Jika semua orang dapat terlibat secara aktif, persoalan pun dapat ditangani lebih cepat dan Anda dapat membahas lebih banyak materi tanpa mengulur waktu.

Summary
5 Tips untuk Rapat Virtual yang Efektif
Article Name
5 Tips untuk Rapat Virtual yang Efektif
Description
Dengan pengaturan yang tepat, rapat virtual dapat sama efektifnya dengan pertemuan tatap muka, bahkan mungkin lebih dari itu