Primary Navigation

Meeting Selalu Menjadi ‘Momok’, Ketahui Cara Menyelenggarakan Meeting yang Produktif dan Menyenangkan

Hari Ini jam 11:25, Anda baru saja tenggelam dalam pekerjaan yang paling menantang. Jari-jari Anda beradu dengan keyboard, pikiran Anda lancar, dan Anda menulis lebih cepat. Kata-kata yang tepat datang dengan lebih mudah dari biasanya, dan Anda hampir lupa waktu. Saat Anda merasa di puncak produktivitas,  tiba-tiba pengingat kalender berkedip ke tengah layar Anda:

MEETING 5 MENIT LAGI

Anda menghela nafas dan menuju ke ruang konferensi, lagi-lagi Anda merasa berada di pertemuan lain yang tidak perlu. Tidak ada yang siap, Anda merasa seperti Anda membuang-buang waktu. Meeting yang tidak produktif telah menjadi keluhan kronis di tempat kerja.

Alasan Kenapa Meeting Selalu Menjadi ‘Momok’

1. Terlalu Banyak Meeting

Dikutip dari The Science And Fiction of Meetings, Manajer senior menghadiri hampir 23 jam pertemuan setiap minggu, dan orang-orang yang bekerja untuk organisasi besar cenderung memiliki lebih banyak meeting daripada di organisasi kecil.

sumber: Stop The Meeting Madness – HBR
2. Mengganggu Deep Work

Karena otak membutuhkan hampir 25 menit untuk memfokuskan kembali pada tugas setelah gangguan, meeting dapat menjadi penghambat untuk menyelesaikan pekerjaan.


sumber: Stop The Meeting Madness – HBR
3. Membuang-buang Waktu

Menurut The Science and Fiction of Meetings, sebuah kompilasi dari penelitian ilmiah pertemuan yang diterbitkan di MIT Sloan Management Review, pertemuan yang tidak efektif memiliki dampak negatif pada kepuasan kerja dan semangat kerja karyawan. Karyawan yang menghadiri meeting yang buruk merasa tidak puas dan cenderung meninggalkan pekerjaan mereka.


sumber: Stop The Meeting Madness – HBR

Baca Juga : 10 Prinsip Memberdayakan Karyawan Untuk Menjamin Kesuksesan Perusahaan


Terlepas Dari Semua Keluhan, Meeting Sangat Penting Untuk Kerja Kolaboratif

Pertemuan yang efektif membantu menyelesaikan konflik, membangun hubungan, menyediakan kesempatan belajar, dan meningkatkan komunikasi. Ketika pertemuan difasilitasi dengan benar, mereka menyediakan energi yang tepat untuk memajukan proyek. Bahkan, sering kali perlu berkolaborasi dalam kelompok untuk sampai pada solusi paling kreatif.

Meeting yang produktif dan menyenangkan bukan tidak mungkin tercapai. Berikut adalah beberapa cara untuk mengurangi ‘momok’ meeting:

1. Meeting Harus Memiliki Tujuan dan Rencana

Fasilitator meeting harus memberikan gagasan tentang tujuan meeting sebelum pertemuan untuk memberikan konteks dan memastikan peserta memiliki cukup waktu untuk mempersiapkan diskusi.

2. Terapkan Hukum Parkinson

Meeting harus dijadwalkan, tidak boleh mendadak. Berikan setidaknya waktu kurang lebih satu hari saat mengumumkan diadakan meeting. Koordinator meeting juga harus mempertimbangkan waktu meeting agar sesuai dengan jadwal untuk menghindari gangguan kerja.

3. Buat Catatan Meeting

Bahasan meeting harus dicatat selama pertemuan dan diedarkan atau disimpan sesudahnya, terutama jika keputusan telah dibuat. Peserta harus memiliki akses untuk mengambil dan memeriksanya nanti, jika diperlukan.


Baca Juga: 11 Cara Membuat Karyawan Bahagia Bekerja Di Kantor


4. Mendefinisikan Peran Peserta

Peserta harus tahu apa peran mereka dalam meeting, apakah itu memfasilitasi, mempertimbangkan, mencatat, menjaga meeting tepat waktu (tidak out of topic), atau memberikan konteks pada item agenda.

5. Rekap Meeting

Sebelum meeting selesai, pastikan untuk merekap dan mendokumentasikan langkah dan keputusan selanjutnya yang dihasilkan saat meeting. Meninjau hasil pertemuan dapat mmemperkecil kebingungan tentang arahan kerja dan pertanggungjawaban setelah meeting berjam-jam. Berikan kesempatan kepada peserta untuk mengonfirmasi dan mengoreksi hasil meeting jika diperlukan.